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- Para a organização do acervo e para facilitar a busca e localização das fotografias indexadas no banco de imagens, foi criado um Vocabulário Controlado de Palavras-Chave.
- Este instrumento arquivístico traz termos genéricos e específicos, que são indexados junto a cada imagem, além da sua legenda habitual (como assunto representado, local, data, autoria).
- O VCPF tem uma hierarquia de dois a três níveis de descrição para cada termo geral. Por exemplo:
Arquitetura, arquitetura religiosa, capela;
Paisagem, paisagem rural;
Figuras humanas, homem;
Trabalho, trabalho da mulher.